LÍNEA ÉTICA

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LÍNEA ÉTICA 2024-11-30T09:18:31-05:00

CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA

Introducción

Nuestra organización entiende el comportamiento ético como la única manera de actuar en busca de los objetivos corporativos. Así, la ética aplicada consiste en reflexionar y ofrecer un orden desde el cual se puedan aplicar las normas, valores, principios y procedimientos que se han explicitado como válidos para la actividad concreta de las personas.

PRONTERRESTRE S A, en concordancia con las disposiciones legales y la política de responsabilidad social empresarial, enfocadas a luchar contra todo tipo de actividad ilícita, como la corrupción, el soborno, lavado de activos, la financiación del terrorismo, financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, o cualquier otro evento que contravenga los principios y valores éticos de la sociedad, asume el presente código de ética y conducta.

La actuación de los colaboradores en las relaciones con sus grupos de interés y en el cumplimiento de las responsabilidades que se les asignen, bajo los principios y valores definidos por la organización, garantizan una actuación ejemplar que permite ganar la confianza ante la comunidad en general.

Nuestro programa de ética, es un referente institucional que guía los comportamientos individuales y colectivos en nuestras actividades, en cualquier lugar del mundo, representa un compromiso fundamental de la alta dirección para lograr que todos los comportamientos de los colaboradores y demás grupos de interés siempre se ciñan a valores y principios éticos.

Así mismo, este programa establece los procedimientos específicos a cargo de la Alta dirección y el Oficial de Cumplimiento, encaminados a poner en funcionamiento las Políticas de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de Soborno Transnacional, así como otros que se relacionen con actividades ilícitas.

La adopción de principios y comportamientos éticos refleja el tipo de organización de la cual hacemos parte, y del tipo de personas que somos en el ejercicio de las funciones y en las relaciones con la cadena de suministros.

1.             Propósito

1.1.         Generalidades

Establecer el marco normativo para que los valores y conductas sirvan de referencia para el fomento de la cultura de ética empresarial, y mantener una línea de comportamiento ético, transparente y honesto, uniforme entre todos los integrantes de la organización, en el ejercicio de sus funciones y la interacción con las partes vinculadas en las actividades de la organización, para garantizar el cumplimiento de las políticas de control y seguridad de la empresa y las disposiciones legales y las expectativas de nuestros grupos de interés.

A través del programa de ética empresarial se debe identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de Soborno Transnacional, o cualquier otro evento que se relacione con fines ilícitos o prácticas corruptas, para así cumplir con las disposiciones legales y los postulados de nuestra organización.

1.2.         Valores corporativos

Nuestra organización adopta los pilares fundamentales ética y conducta para la marcha de sus operaciones, declarando que estamos en contra de las actividades ilícitas, no toleramos, ni de nuestra parte, ni por parte de terceros, que en nuestro nombre asuman conductas ilícitas, corrupción y soborno.

Con fundamento en dichos postulados corporativos, todos los miembros de nuestra organización, sin exclusión, deben velar por el cumplimiento de todos los requisitos señalados en las disposiciones legales, manuales, métodos y procedimientos implementados para mantener la integridad en toda la cadena de suministros, y así evitar incurrir en situaciones anormales o ilícitas. 

Nuestra organización y sus empleados deben reconocer el compromiso y entender su papel e integridad en el ámbito social, así como la importancia y el impacto de un correcto proceder, como factor que contribuye a generar bienestar integral, en la comunidad y en los diversos escenarios de la vida empresarial, a saber:

1.2.1.   Legalidad

El respeto por las leyes y las reglamentaciones empresariales, es ineludible e invulnerable, debemos conocer y aplicar todas las normas impartidas para evitar la ocurrencia de actos ilícitos, como: abuso de poder en los negocios, tráfico de influencia (corrupción), y oferta de beneficios (sobornos), LA/FT/FPADM, o cualquier otro acto ilícito.

1.2.2.   Transparencia y honestidad

En el ejercicio de todas nuestras actividades, siempre se debe tener un propósito claro y sin ambigüedades, la información que se provea debe ser veraz, evitando el ocultamiento de información de alguna de las partes interesadas, que puedan conllevar  a la distorsión de la realidad.

1.2.3.    Integridad

La integridad es la práctica de ser una persona honesta, respetuosa, adherirse a nuestros valores y tomar sistemáticamente decisiones positivas, incluso cuando nadie esté mirando.

1.2.4.    Responsabilidad

En todos los niveles de la organización, debemos asumir reglas de comportamiento objetivo, que eleve el potencial ético y moral, y la interacción para ayudar las personas a solucionar necesidades y problemas, acogiendo los siguientes postulados:

–         Saber ser: Actitudes y valores

–         El saber: Conocimientos, conceptos y teorías

–         El saber hacer: habilidades, métodos, procedimientos y técnicas.

1.2.5.    Calidad

Todos los miembros de la organización debemos permanecer comprometidos con la gestión efectiva de los procesos, calidad de los productos y servicios, la generación de valor y mejora continua, identificando las consecuencias que puede ocasionar para el medio ambiente el incumplimiento de alguno de los principios corporativos.

1.2.6.   Compromiso

Los empleados, los clientes y la sociedad en general deben confiar en la empresa y en su compromiso empresarial. Las partes involucradas deben tener un mínimo de confianza en las personas y las organizaciones.

1.3.   Objetivos

La prevenir, detectar, reportar y corregir actos de corrupción y soborno, así como cualquier otra práctica sospechosa que se relacione con situaciones que tengan la potencialidad de convertirse en una infracción a la ética empresarial y las leyes que la regulan.

2.     Alcance del Programa

La aplicación del presente código de ética y conducta se extiende a todos los niveles de la organización, esto es, órganos internos de la sociedad y a los demás asociados de negocio, tales como:

  • Accionistas
    • Miembros de Junta Directiva y altos directivos
    • Órganos de dirección, vigilancia y control
    • Personal con dependencia directa de la empresa
    • Clientes, proveedores, contratistas
    • Otros grupos de interés

En el evento en que por cualquier circunstancia se amplíe el alcance por disposiciones legales, prevalecerá lo establecido en la norma colombiana. En el caso de que alguna dependencia de PRONTERRESTRE S.A. este ubicada fuera del país se aplicará las normas legales que rijan el respectivo país.

3.     Marco normativo

El diseño de este manual está alineado, esencialmente las siguientes disposiciones legales:

  • Resolución 074854 del 21 de Diciembre de 2016, promulgada por la Superintendencia de Puertos y Transportes., por la cual se establece de maneras obligatoria la Implementación del sistema integral para la prevención y control del lavado de activos, la financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva – SIPLAFT.
  • Ley 1778 del 2 de Febrero de 2016 Ley anti soborno: por la cual se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y se dictan otras disposiciones en materia de lucha contra la corrupción.
  • Superintendencia de sociedades: Circular externa 100-003 de 2016: Referencia: guía destinada a poner en marcha programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 20 de la ley 1778 de 2016
  • Estatuto anticorrupción Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública
  • Ley 906 de 2004: Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal
  • Ley 599 de 2000: Por la cual se expide el código penal colombiano
  • Normatividad de Supertransportes y demás organismos de vigilancia y control
  • Las demás normas que modifique, adicionen o complementen el marco legal

4.     Definiciones

A continuación se compendian los términos relevantes para el desarrollo y aplicación de este manual.

  • Valores corporativos: Los valores empresariales son el conjunto de principios éticos y profesionales que las compañías se comprometen a respetar durante toda su actividad.
  • Ética: La ética empresarial, es un compromiso con el respeto permanente para con todos sus asociados, a saber, el personal, sus clientes, sus inversionistas, sus proveedores, sus acreedores, y el estado como representante de la sociedad, lo cual se traduce en una responsabilidad con el bien común.
  • Código de conducta: Es una declaración formal de principios en el que se recogen los valores y estándares éticos por los que se guía una organización. Es el primer estadio para diseñar futuras normas de comportamiento en términos de Responsabilidad Social Corporativa.
  • Cultura empresarial: Es el conjunto de normas, valores, prácticas, creencias, formas de actuar, pensar y sentir que comparten los miembros de una organización.
  • Actividades ilícitas se refieren a acciones que vayan en contra de las normas establecidas en las leyes del país, las contempladas en el SIPLAFT/PADM, narcotráfico, contrabando, extorsión, asesinatos y violencia contras las personas, robos, corrupción y soborno, entre otros.
  • SIPLAFT: es el Sistema de Prevención y Control del lavado de activos, la financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, el cual deben implementar todas las empresas habilitadas por el Ministerio de Transporte para la prestación del servicio público de transporte
  • Corrupción: Es un tema que se ha involucrado mucho en la economía y finanzas de muchos países. Esta se define como la ausencia de la ética empresarial que se manifiesta mediante actos delictivos por parte de los mismos funcionarios de la empresa.
  • Soborno: El artículo 433 del Código Penal: El que dé, prometa u ofrezca a un servidor público nacional o extranjero, en provecho de este o de un tercero, directa o indirectamente, sumas de dinero, cualquier objeto de valor pecuniario u otro beneficio o utilidad a cambio de que este realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con el ejercicio de sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional
  • Fraude: Cualquier apropiación indebida activos (dinero, equipos o cualquier activo tangible o intangible de la compañía), corrupción (conflictos de interés, sobornos, propinas y pagos indebidos, y extorsión económica), reportes fraudulentos (financieros y operacionales), se considera Fraude.

5.       Principios para implementación del programa de ética empresarial

Nuestra organización adopta los principios reglas y normas de carácter general y universal, esbozadas en nuestra política de responsabilidad social empresarial,  que orientan al ser humano a las buenas prácticas para interacción en el ejercicio de sus actividades

5.1.         Compromiso de la Alta dirección en prevención de actividades ilícitas, corrupción y soborno

La junta directiva de la sociedad, comprometida con el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y deberes de la sociedad, establece en el documento DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO, los pilares del PROGRAMA DE ETICA EMPRESARIAL, para la implementación del sistema de gestión integral, tendientes a prevenir, detectar y controlar las situaciones de riesgos que pueden suscitarse en el evento de alguna actividad ilícita, como, LAFT, corrupción y soborno, o cualquier otra práctica ilegal.

Estos principios y valores deben comunicarse, tanto, a nivel interno y externo, resaltando la importancia del cumplimiento y las posibles consecuencias por infringirlos, adoptando como lema “Cero Tolerancia”, para todos los actos, sin importar el monto o quien lo realizó.

5.2.         Evaluación de las fuentes de riesgos de cumplimiento

La gerencia y el oficial de cumplimiento, a través del sistema integrado de gestión debe adoptar ineludiblemente la gestión de riesgos empresariales, y a través de un cuadro de mando o matriz de riesgos, configurar los escenarios de importancia para diagnosticar, identificar, controlar las fuentes de riesgo, las amenazas y consecuencias, complementándose con un plan de acción en donde se establezca el cronograma, metas y responsabilidades.

El panorama de riesgos debe revisarse, mínimo cada año o cuando surja algún cambio en cualquiera de los escenarios diagnosticados y periódicamente con los indicadores de gestión.

5.3.         Implementación Programa de ética empresarial

Este proceso comprende principalmente las fases de diseño, implementación y evaluación, encaminadas a poner en funcionamiento el programa, para que la administración y oficial de cumplimiento desarrollen los procesos la gestión de riesgos y adopten los procedimientos que permitan controlar los factores que pueden generar la materialización de los eventos.

5.4.         Diseño y aprobación del programa

El diseño del programa de ética empresarial, debe ser liderado por la Junta directiva con auspicio de su comité de ética, basados en un enfoque de gestión por procesos, estableciendo los objetivos de la estrategia corporativa, principios y valores, y su correspondiente programa de ética empresarial. La aprobación debe constar por escrito en las actas de la junta.

5.5.         Responsabilidades de los administradores y jefes de área

  • Cada administrador y jefe de área, acorde con las directrices corporativas, debe así mismo establecer objetivos claros, ambiciosos y realistas y liderar con el ejemplo, así mismo impartir a los empleados instrucciones precisas, completas y documentadas, especialmente en lo que se refiera al cumplimiento de la ley y las políticas de la compañía de acuerdo a los procedimientos establecidos.
  • Debe asegurar el cumplimiento de la ley y las políticas de la compañía de acuerdo a los procedimientos establecidos, monitoreando constantemente.
  • Debe comunicar claramente a sus empleados la importancia de la integridad en el día a día. Debe a su vez comunicar qué violaciones a la ley y las políticas de la compañía, de acuerdo a los procedimientos establecidos, son inaceptables y que tendrán consecuencias laborales y legales.
  • Los funcionarios de la Sociedad se deben abstener de comunicar a otros funcionarios sin autorización para ello o compartir con terceros, información confidencial de la Sociedad dando un tratamiento adecuado a la misma, bajo los criterios de integridad, confidencialidad, disponibilidad y privacidad.
  • Abstenerse por completo de usar en provecho propio o de terceros, o de suministrar a terceros Información Privilegiada de la Sociedad e informar acerca de cualquier posible violación que pudiera llegar a conocer en relación con este deber.
  • En todos los casos, la información que se genera y maneja en la ejecución de funciones de cada funcionario es de propiedad de la empresa, y los funcionarios seguirán los parámetros establecidos en éste código y demás Políticas de la compañía para darle un manejo adecuado.

5.6.         Deberes de los Empleados

Los funcionarios de la Sociedad deben conocer el código de ética y asumir los compromisos frente a las diferentes Políticas y normas establecidas y divulgados por la Sociedad, entre ellos:

  • Actuar en todo momento con profesionalismo, buena fe, lealtad y diligencia, en favor de los mejores intereses de la Sociedad, asegurando que todas las actuaciones propias y las responsabilidades asignadas por el cargo desempeñado se desarrollen en el marco de los principios, valores y políticas contenidas en éste Código y demás documentos de la sociedad.
  • Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o   irregularidad por parte de otro funcionario, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Sociedad o que resulte violatorio del presente Código.
  • Ser prudente y respetuoso, tanto en el comportamiento como en el lenguaje, en las instalaciones de la Compañía, manejando con seriedad, responsabilidad y discreción sus relaciones personales con otros funcionarios de la Compañía, cuidando que las mismas no afecten de ninguna manera el desempeño laboral, ni resten la objetividad e independencia requeridas para la adopción de las decisiones que corresponden.
  • Observar un trato respetuoso frente a los funcionarios de la Sociedad, respetando sus criterios y privacidad, absteniéndose de adelantar conductas discriminatorias contra la condición racial, sexual, religiosa y política de los funcionarios
  • Ante cualquier controversia, primará el diálogo, el interés de resolverlo, el respeto al derecho de defensa y la preservación de los derechos y de la dignidad de los involucrados, dentro del marco de los objetivos y lineamientos propios de la empresa.
  • Dar buen uso a las instalaciones, sistemas de información y demás elementos de trabajo asignados y como parte de ello, instalar únicamente programas y dispositivos de hardware autorizados por la Compañía, respetando los lineamientos definidos para ello.
  • Responder por los códigos de usuario y contraseñas asignadas para el desempeño de sus responsabilidades y mantenerlas de manera confidencial
  • Actuar en función del mejor interés de la sociedad mientras realice su trabajo para la Empresa.
  • Los empleados deben informar a sus superiores respecto de cualquier interés personal que pudieran tener en relación con la realización de sus deberes profesionales.
  • Los empleados deben informar a sus superiores respecto de cualquier interés personal que pudieran tener en relación con la realización de sus deberes profesionales.
  • Cuando un funcionario finaliza la relación con la empresa entregará a su superior inmediato o a quien corresponda la información que maneja o a la que tiene acceso, bajo los protocolos definidos por la compañía.

5.7.         Deberes respecto a terceros.

  • Atender en forma oportuna, suministrando respuestas claras y completas frente a cualquier solicitud o reclamación presentada por las autoridades, clientes, proveedores, accionistas, inversionistas y demás Grupos de Interés y/o terceros de la Sociedad.
  • Comunicar oportunamente a sus superiores todo hecho o irregularidad detectada a un proveedor, cliente, funcionario de gobierno o cualquier tercero que afecte o pueda lesionar los intereses de la Sociedad.
  • Observar criterios de imparcialidad y objetividad en la selección de proveedores, velando siempre por proteger el mejor interés de la Sociedad.
  • Informar a la compañía sobre ofrecimientos de terceros que puedan ir en contra de los lineamientos señalados en éste Código, Políticas internas relacionadas con Antifraude y Anticorrupción o cualquier otro documento de la Sociedad.
  • Abstenerse de participar en actividades o participar como socio de negocios, cuando pueda afectar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades, o  sean contrarios a los intereses de la sociedad o que desarrollen actividades ilícitas o en contravención de los principios éticos de la Sociedad.
  • Reconocer y respetar los derechos a la privacidad y libertad de expresión de sus dependientes. No obstante, cualquier participación en redes sociales que llegare a involucrar a la Sociedad se hará protegiendo el buen nombre y la información de la Compañía. En todos los casos dicha participación deberá efectuarse a título estrictamente personal.
  • Conocer y aplicar el modelo interno de seguridad de la información, para el manejo seguro de la información de la Sociedad, incluyendo la necesidad de clasificar la información según su naturaleza (restringida, Interna o pública).
  • Los órganos de control como, supervisión, auditoría, revisoría fiscal, deben incluir en sus programas de cumplimiento los preceptos de nuestro código de ética empresarial.

5.8.         Conductas prohibidas

Se consideran prohibidas o contrarias a los principios éticos y de conducta de la Compañía, las siguientes:

  • Violar la reserva de Información Confidencial puesta bajo la responsabilidad del empleado o conocida por éste en razón de su cargo.
  • Utilizar o compartir Información Privilegiada conocida en ejecución o con ocasión de sus responsabilidades, para la obtención de un provecho para sí o para un tercero. (Por ejemplo, para transacciones financieras, selección de proveedores u otra)
  • Facilitar códigos de usuario y contraseñas asignadas a compañeros o terceros.
  • Utilizar o compartir con terceros, información sensible de los asociados de negocio o secreta de la Sociedad relacionada con su gobierno, seguridad y control, estrategias comerciales, para propósitos diferentes al cumplimiento de sus funciones o sin las medidas de ciberseguridad.
  • Con intención, omitir o consignar datos en forma inexacta en los informes, relaciones, proyectos, balances entre otros documentos que se presenten a consideración de sus superiores, tendientes a obtener una aprobación o decisión que, a juicio del superior, habría sido diferente si los datos se ajustaran a la realidad y las normas.
  • Usar las instalaciones de la Sociedad para adelantar eventos religiosos, políticos o difundir material que atente contra la libertad religiosa y política entre otros.
  • Usar indebidamente por acción, omisión, error, negligencia o descuido la firma autorizada, de manera tal que incida negativamente frente a los intereses de la Compañía o los ponga en peligro.
  • Ocultar la existencia de un Conflicto de Interés en el que se encuentre el empleado.
  • Aceptar o solicitar para sí mismo o para terceros dádivas o beneficios de clientes y/o proveedores de la Compañía o a terceros, a cambio de favorecimientos, escogencia o concesión de tratamientos o servicios especiales en beneficio propio.
  • Utilizar influencias que favorezcan indebidamente a miembros de la familia, amigos o personas que estén vinculados de cualquier forma con un funcionario o para perjudicar a terceros.
  • Presentar cuentas de gastos ficticios o reportar como cumplidas actividades o tareas no efectuadas.
  • Tener relaciones amorosas con trabajadores de la empresa o familiares en el mismo centro de trabajo, por cuanto esto conlleva posibles conflictos de intereses y reducción de la productividad, o disciplina.
  • Consignar en la hoja de vida presentada a la compañía datos falsos y ocultar información material en dicho documento.
  • Solicitar u obtener, de los funcionarios bajo su mando, concesiones o beneficios valiéndose de su posición.
  • Enviar, recibir o suministrar información de la Sociedad en forma escrita, verbal, magnética, electrónica o por cualquier medio, a funcionarios o terceros sin la debida autorización del responsable de la información. 
  • Sustraer información utilizando USB o cualquier otro medio electrónico de almacenamiento para uso y/o beneficio personal. Toda información manejada en la compañía es de la exclusiva propiedad de ésta.
  • Incumplir cualquier lineamiento señalado en este Código, en las demás políticas, procedimientos, reglamentos, manuales u otro documento que haga parte de los sistemas de gestión y administración de la empresa.
  • Retiro no autorizado de un producto, equipo o información de la Empresa, o robo a través de desfalco o información falsa intencional de horas o gastos.
  • Ningún empleado está autorizado, sin el consentimiento de la gerencia, a elaborar discos, archivos, grabaciones de video o audio, o reproducciones utilizando equipamiento o instalaciones de PRONTERRESTRE S A, si dicha tarea no está directamente relacionada con el negocio de la Compañía.
  • Conflicto de interés

Definición: Corresponde a aquellas situaciones en las cuales los accionistas, directivos o empleados, en sus decisiones, enfrentan sus intereses personales con los de la Sociedad, sus proveedores, accionistas, inversionistas o Grupos de Interés y/o terceros, lo que podría interferir en su capacidad para decidir objetivamente y en el mejor interés de la empresa.

Ante la presencia o posible existencia de un Conflicto de Interés, los funcionarios involucrados se abstendrán de tomar cualquier decisión, en consecuencia, debe plantear inmediatamente el caso ante el superior inmediato o a quien corresponda validar la posible existencia de dicho conflicto. Si la superior inmediata evidencia la existencia de conflicto de interés lo reportará a quien corresponda resolver o escalarlo ante el Comité de Ética y Conducta o la junta directiva para su respectivo análisis y decisión.

De esta manera, el personal de PRONTERRESTRE S. A debe atender las funciones que se les han confiado con absoluta transparencia e independencia. Para ello se comprometen a:

  • Revelar cualquier circunstancia, incluyendo el hecho de poseer acciones privadas u otras inversiones, que razonablemente pueda interferir el desarrollo de sus labores o perjudicar los intereses de nuestra sociedad.
  • Cumplir con lo dispuesto en el procedimiento de Contratación de la Empresa sobre inhabilidades e impedimentos.
  • Excluir de las decisiones a los trabajadores de la Empresa se vean enfrentados a conflicto de intereses, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil.
  • Los Gerentes tienen el deber de informar a la Junta Directiva las relaciones directas o indirectas, que mantengan entre ellos, con vinculados económicos, proveedores, clientes o con cualquier otro grupo de interés de las que pudieran derivarse situaciones de conflicto de intereses.
  • Los Gerentes, Jefes de Departamento y todos los demás colaboradores deberán informar por escrito y con precisión sobre el conflicto, al superior jerárquico o comité de ética, quienes designarán al empleado que deba continuar con el respectivo proceso o trámite.
  • Cuando El Gerente General que se encuentre frente a un conflicto de interés o competencia con la sociedad, convocará a la Junta Directiva, según sea el caso, con el fin de solicitar autorización para la actividad que le representa conflicto de interés o competencia con la sociedad, para lo cual se aplicará la normatividad legal pertinente.

Los funcionarios que incurran en prácticas que constituyan conflicto de interés, se verán sometidos a las acciones y sanciones civiles, penales y/o laborales que la ley y los reglamentos internos de la Compañía contemplan para el efecto. 

 Regalos corporativos

Por regla general, en la compañía no deben hacerse o aceptarse regalos ni obsequios, incluido el dinero efectivo, para conseguir nuevos clientes o contratar proveedores. Los funcionarios de la Sociedad se deben abstener de aceptar u ofrecer beneficios, regalos, tratos preferenciales, invitaciones u otro parecido que pudiera comprometer su imparcialidad en la toma de decisiones y consecución de resultados.

Las decisiones en el ejercicio de las funciones laborales y los resultados se deben sustentar en el criterio ético de quienes hacen parte de la compañía; por tanto, dichas decisiones y resultados, de ninguna manera podrán estar influenciados por dádivas o beneficios otorgados por clientes y/o proveedores de la Compañía o de terceros.

Sin embargo, excepcionalmente la compañía permite aceptar atenciones materiales promocionales de bajo valor, siempre que el obsequio o cortesía se de valor razonable y no busque provocar una influencia indebida en el trabajador o en cualquier tercero o induzca a la contravención de los principios y valores de la organización o las disposiciones legales.

5.10.     Sanciones

El empleado que incumpla lo dispuesto en el presente Código de ética, debe ser investigado disciplinariamente, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, las reglamentaciones internas y demás normas vigentes en la Empresa. Esta investigación será adelantada por el comité de ética y refrendada por El gerente general o quien haga sus veces.

Cualquier proveedor o contratista de la Empresa, para el cual se le demuestre que ha cometido cualquier infracción en contra de PRONTERRESTRE S A, estará sujeto a investigación disciplinaria que podrá concluir en: Amonestación por daños reputacionales, reembolso del monto del ilícito o infracción, Denuncia penal si da lugar a ello.

Los Interventores, Supervisores que, por su comportamiento negligente, den lugar a cualquier tipo de fraude estarán sujetos a acciones disciplinarias.

6.       Implementación

La implementación del programa de ética empresarial se asigna al Oficial de Cumplimiento y gerente general, sujeta al marco legal, adoptando los modelos del SIPLAFT, normas y estándares de CONTROL Y SEGURIDAD, documentando los procedimientos a través de manuales e instructivos de cumplimiento, y ejecutando programas de capacitación al respecto. Por lo menos una vez al año.

7.     Comunicación

El representante legal de la sociedad y oficial de cumplimiento serán los encargados de divulgar las políticas, manuales e instructivos, a través de medios físicos o virtuales, tanto a nivel interno como externo. Del cumplimiento de este requisito deben quedar los soportes correspondientes.

8.     Presupuesto Recursos

El Gerente general, como representante legal de la sociedad, debe ejecutar las decisiones de la ALTA DIRECCIÓN, además será el responsable de proveer los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del programa de ética y el apoyo al oficial de cumplimiento

9.       Oficial de cumplimiento

El oficial de cumplimiento del programa de ética empresarial será el ASISTENTE ADMINISTRATIVO, pudiendo ser el mismo que se nombre para el SIPLAFT, este

cargo debe contar con un suplente para que actúe en caso de licencia, incapacidad o ausencia temporal del titular, quienes deben ser notificados a través de la Gerencia General, para que una vez acepten, prosigan con la capacitación y registro ante las entidades de vigilancia y control designadas para ello.

El oficial de cumplimiento será el responsable de implementar el programa de ética empresarial, y deberá asumir liderazgo y compromiso, e informar trimestralmente a la administración, y semestralmente a la junta directiva sobre el desempeño del programa, y mejorar su eficacia continuamente.

Así mismo, es el responsable de enviar los informes y reportes a las entidades de vigilancia y control, y extraordinariamente, gestionar los hallazgos y reportar a la Gerencia y Junta directiva las infracciones para que se tomen las acciones administrativas correspondientes.

El oficial de cumplimiento, paralelamente con las funciones del SIPLAFT, deberá dar orientación respecto al programa de ética empresarial, dirigir el programa, y velar en general por el funcionamiento integral del programa.

  1.  Procedimientos para la Debida diligencia

La Debida Diligencia es el conjunto de acciones que la organización debe desarrollar, para identificar, evaluar y controlar los riesgos de actividades ilícitas, con fundamento en aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio, o transacción, o conocer el buen crédito y reputación de los clientes, empleados, socios/accionistas, proveedores y corresponsales. Este procedimiento debe estar enfocado a la revisión de los aspectos legales y, análisis de las condiciones de cada asociado de negocio, siempre que sean relevantes en las transacciones de la empresa, evaluar el riesgo y adoptar los procedimientos de control interno.

Los colaboradores de la Empresa deberán ratificar el acuerdo de conducta anualmente y los clientes, proveedores y contratistas, en los periodos que se indiquen en cada procedimiento.

11.           Seguimiento y Control de las políticas de cumplimiento

La organización, a través del oficial de cumplimiento, debe supervisar y evaluar, al menos cada 3 meses, el cumplimiento del programa de ética empresarial, respecto a la gestión de riesgos en los negocios y la auditoría debe practicarse de acuerdo al plan que se diseñe para cada año.

Cuando el oficial de cumplimiento Interno tenga conocimiento de conductas que vulneren lo dispuesto en el presente Código dará aviso a la junta directiva, con el fin de iniciar la investigación disciplinaria correspondiente.

La junta directiva debe reunirse para evaluar las situaciones en las que puedan existir conflictos de intereses, con el fin de ventilar temas relacionados o tratar asuntos que puedan significar fraude o actuación de indelicadeza por parte de los empleados, y de regular y hacer cumplir lo estipulado en el Código Ético.

La junta directiva, debe mínimo en forma anual, analizar los cambios en los distintos factores de riesgo, cambios legislativos, revisar y actualizar las políticas y lineamientos de gestión, y ordenar ajustes y reformas para la ejecución correcta del código de ética.

Realizar encuestas a empleados y contratistas, acerca del programa de ética empresarial.

12.         Divulgación de las Políticas de cumplimiento

12.1.     Comunicación

A los empleados y asociados de negocio podrá ponerse en marcha a través de inducción y dejando constancia de la notificación, a través de publicaciones en medios impresos o virtuales, u otros medios en donde se revele el código de ética y conducta.

12.2.     Capacitación

El programa de capacitación está a cargo del oficial de cumplimiento, el cual se conformará con base en los resultados de la evaluación de desempeño, tendientes al fomento de la cultura organizacional, ética y conducta.

12.3.     Canales de comunicación para reportes e informes

La organización dispone en la página web de Pronterrestre SA de una línea de  Ética y de un correo electrónico administrativa@pronterrestre.com , destinados a recibir las denuncias relacionadas con operaciones sospechosas, soborno, extorsión, LAFT-PADM, violación a los derechos humanos, conflicto de interés, acoso laboral, entre otros, o asuntos que puedan significar fraude o actuación de indelicadeza por parte de los empleados.

  1. Confidencialidad de los reportes

Todas las consultas, denuncias o dilemas éticos que se reciban deben tratarse bajo parámetros estrictos de:

  • Confidencialidad: la instancia competente garantizará en todo momento la confidencialidad y la reserva.
  • Objetividad: las instancias competentes garantizarán un análisis exhaustivo de las consultas, denuncias o dilemas éticos para dar la orientación más adecuada y en el caso de denuncias, determinar conforme a los procesos establecidos, el incumplimiento del Código.
  • Respeto: la instancia competente garantizará en todo momento el máximo respeto a los derechos de las personas presuntamente relacionadas en un posible incumplimiento. Igualmente, se asegurará que, previo a la emisión de cualquier juicio de valor, puedan, sin ningún tipo de coacciones, dar todas las justificaciones y explicaciones que consideren pertinentes en la defensa de su actuación, cumpliendo con el debido proceso.
  • No se admitirán represalias: los trabajadores que informen acerca del incumplimiento del Código de ética no podrán recibir ningún tipo de represalias. Quienes tomen medidas en contra de dichos colaboradores deberán enfrentarse a las acciones disciplinarias correspondientes.

El oficial de cumplimiento será el encargado de abrir el buzón. Así mismo será el único empleado de la empresa que tendrá acceso a la cuenta de correo y será el encargado de tomar nota de la situación descrita, enviando por el mismo medio un código exclusivo y una fecha en la que se dará respuesta.

El oficial de cumplimiento, documentará la consulta o problema planteado y lo remitirá mediante un informe al Comité de Ética, para su revisión, seguimiento y acciones pertinentes. Tanto el oficial de cumplimiento, como los integrantes del Comité Ético están obligados a guardar absoluta reserva en el manejo de la información conocida. Si un empleado ha descubierto un caso de posible mala conducta, debe reportarlo a través de los canales señalados para reportarlo. Cualquier contravención observada puede ser presentada de buena fe de manera confidencial y anónima. Así mismo, la documentación será mantenida en forma confidencial hasta dónde la ley lo permita.

REPORTES CONFIDENCIALES  

¿Qué es la Línea Ética?

Es un mecanismo que atiende reportes de actividades que sean contrarias a la Ley y al Código del Buen Gobierno, conductas que atenten contra los derechos humanos y comportamientos inapropiados o indeseables dentro de las Compañías de PRONTERRESTRE. Es gestionada por un operador especializado e independiente. En todo el proceso se mantiene la confidencialidad, garantizando absoluta reserva desde el inicio hasta el final del caso. Cualquier colaborador(a) y/o tercero(a) relacionado(a) con las compañías de Pronterresre puede hacer su reporte a través de la Línea Ética.

¿Qué situaciones se pueden reportar por la Línea Ética?

 

  • Uso indebido de la información confidencial.
  • Notificación de actividades sospechosas de lavado de dinero, narcotráfico o cualquier acto ilícito.
  • Participación en actividades, negocios u operaciones contrarias a la ley.
  • Novedades de transito.
  • Situaciones de conflicto de interés.
  • Prácticas comerciales en contra de los intereses de la compañía.
  • Abuso de las condiciones de administrador, funcionario o colaborador de la compañía para beneficio propio.
  • Aceptar regalos, favores, invitaciones, viajes, pagos, entre otros, que puedan influir en sus decisiones de negocios y operaciones en beneficio directo o indirecto de quien la concede.

Puede comunicarse con:

Correo electrónico
 administrativa@pronterrestre.com


Portal web
www.pronterrestre.com – Línea Ética

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